Adesão ao eSocial: qual a importância de enviar informações precisas?

A entrada em vigor do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) tem deixado muitos empresários apreensivos. É até natural que os gestores levem algum tempo para se acostumar com todas as mudanças.

Por outro lado, é preciso adequar-se às novas exigências. O suporte de um escritório de contabilidade facilita a condução desse processo, mas não é suficiente. Entenda por que a adesão ao eSocial requer o envio de informações precisas e quais são as penalidades em caso de descumprimento.

Antes, porém, conheça um pouco melhor o propósito do eSocial e seus benefícios. Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre este tema!

O que é o eSocial?

O eSocial é um projeto criado pelo governo Federal com o objetivo de concentrar em uma única plataforma as informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias de uma empresa.

Depois de enviadas uma única vez, elas serão analisadas e comparadas e passam a fazer parte de uma base de dados. A partir deste momento, ficam disponíveis para os órgãos que aderiram ao projeto, entre os quais estão o Ministério do Trabalho, Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) e Receita Federal.

Vale o esclarecimento que a adesão ao eSocial altera, essencialmente, o mecanismo de coleta de dados, mas, por outro lado, as mudanças não afetam a legislação vigente em cada área.

O propósito principal aqui é simplificar o processo e facilitar o cumprimento das obrigações específicas de cada área, além de oferecer uma abordagem diferenciada para Micro e Pequenas Empresas, de modo a atenuar os trâmites burocráticos.

No entanto, vale a ressalva de que a adesão ao eSocial é obrigatória para toda pessoa física ou jurídica que contratar prestadores de serviços e, por conta disso, se deparar com o necessário cumprimento de legislação tributária, fiscal ou trabalhista.

Por que as informações devem ser precisas?

A adesão ao eSocial, onde os dados serão centralizados em plataforma única, obriga as empresas a redobrar o cuidado com a precisão das informações enviadas.

Isso porque ficará mais fácil confrontá-las, em busca de eventuais inconsistências. E, mediante a constatação de qualquer irregularidade, o sistema pode bloquear automaticamente o envio de novas informações, sendo possível a aplicação de outras penalidades (que detalharemos mais adiante).

Nesse contexto, vale a ressalva de que, respeitando as características primárias do eSocial, as informações relativas a uma mesma atividade são agrupadas em eventos. Seu envio deve obedecer a uma sequência lógica, que esteja alinhada à dinâmica de contratação e permanência do trabalhador na organização.

Dessa maneira, o primeiro passo é realizar a identificação do empregador, seguida de um panorama geral das contratações efetuadas. Depois, é chegado o momento de fornecer os dados individuais dos trabalhadores, bem como a gestão dos serviços prestados por cada um deles, incluindo informações sobre as respectivas remunerações, até o fim do período de vigência do contrato.

O respeito a essa ordem ajuda a entender o conceito de “empilhamento”, que parte do princípio que as informações transmitidas nas primeiras etapas tendem a influenciar um evento posterior. Assim, ao atualizar um dado referente a um evento antigo, é preciso ponderar sua repercussão em todo o processo.

Como potencializar a eficiência do controle de informações?

O suporte de um escritório de contabilidade pode minimizar as dificuldades de adaptação ao eSocial, mas, mesmo com orientação profissional, é prudente que os gestores entendam o funcionamento e a estrutura do sistema. O conhecimento de normas e orientações é essencial para assegurar a legalidade de todos os processos.

No sentido de minimizar a ocorrência de erros, algumas boas práticas podem ser implementadas. Sob a constante supervisão de um profissional de contabilidade, é recomendável o treinamento de um funcionário da empresa para auxiliar na gestão das atividades relacionadas ao e-Social.

Como parte dessa estratégia, estão entre as suas principais responsabilidades, por exemplo, a coordenação de uma estratégia visando padronizar o recebimento de dados. Da mesma maneira, é preciso redobrar a atenção e checar as informações antes que elas sejam, efetivamente, incluídas no sistema.

Rapidamente, citaremos alguns pontos que merecem a sua atenção:

Conferência de dados cadastrais

Antes de fazer a inclusão de dados cadastrais básicos dos funcionários – como o número de inscrição no NIS ou CPF – é prudente considerar a possibilidade de um mesmo funcionário possuir múltiplos cadastros na Seguridade Social. Divergências podem acarretar erros no pagamento de obrigações trabalhistas.

Disponibilização de uma tabela de horários, cargos e salários

A partir da adesão ao eSocial, torna-se obrigatória a disponibilização de uma tabela com horários, cargos e salários. Arquivos que contenham carga horária incompatível com a legislação trabalhista devem ser especificados, simultaneamente a elaboração de um plano de carreira.

Qual a importância do cumprimento dos prazos?

Tão importante quanto a precisão das informações é o rigor no cumprimento dos prazos. As empresas que deixarem de transmitir os dados no período exigido por lei também serão impedidas de atualizar o sistema, além de outras sanções.

Nesse contexto, vale atenção a mudança na regra para inclusão dos dados referentes à folha de pagamento, cujo envio, a partir da adesão ao eSocial, deve ser feito mensalmente.

Ressalta-se ainda que, mesmo com a implementação gradativa do sistema, os empregadores não ficam isentos de suas obrigações, que devem ser entregues nas datas estabelecidas pela legislação em vigor.

E as penalidades pelo descumprimento?

Finalmente, chegou o momento de destacarmos as sanções pelo descumprimento de prazos ou remessa de informações imprecisas. Pela nova regra, a multa para a empresa que não informar a admissão de um funcionário em até um dia antes do início das atividades pode chegar a R$ 3 mil, para grandes empresas.

Já o empregador que deixar de comunicar alterações no contrato ou no cadastro é penalizado com uma taxa que oscila entre R$ 201,27 a R$ 402,54. Entre outras irregularidades, estão o não aviso de acidente de trabalho, em até um dia útil após a ocorrência. Para casos como este, a multa pode chegar ao limite máximo do salário de contribuição.

Cita-se ainda que uma das penalizações mais rigorosas é aplicada às empresas que deixam de informar seus funcionários sobre os riscos que estarão expostos em decorrência da atividade de trabalho. O valor da sanção é definido a partir da análise da gravidade de cada caso, mas pode atingir R$ 181.284,63.

Agora que você já entendeu a importância do envio de informações precisas para a adesão ao eSocial, conheça outros serviços prestados por um escritório de contabilidade!

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